Bab I
Pendahuluan
Pada
dasarnya struktur system informasi Manajemen Pendidikan dibagi menjadi dua
macam, yaitu system yang terstruktur (formal) dan system yang tidak terstruktur
(non formal). Sistem terstruktur (formal) adalah sistem yang berjalan menurut
norma-norma atau aturan organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan
kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenang,
dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem
tidak tersturktur (nonformal) adalah sistem yang berlaku di lingkungan
organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup
kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan.
Era baru
dalam dunia pendidikan adalah diperkenalkannya reformasi pendidikan yang
berkaitan erat dengan sistem informasi yang dibutuhkan dalam pengembangan dunia
pendidikan. Informasi merupakan satu-satunya sumber yang dibutuhkan seorang
pimpinan lembaga pendidikan. Informasi diolah dengan menggunakan komputer dapat
di gunakan oleh seorang pimpinan organisasi dengan keahlian yang dimiliki
sebagai sarana komunikasi dan pemecahan masalah, serta informasi yang sangat
berharga dalam proses pengambilan keputusan.
Seperti
sistem yang lebih rumit, SIM dapat digambarkan dalam sejumlah cara yang
berbeda. Sebagai contoh, dengan menggambarkan suatu otomatisasi dengan
seseorang yang tanpa pengalamannya dalam mengendarai mobil. Hal itu dapat
dijelaskan dengan istilah karakteristik secara fisik dalam bentuk, warna,
kapasitas tempat duduk, jumlah pintu, dan lain- lain.
Oleh karena
itu, dalam suatu pekerjaan apapun itu, tiap- tiap individu harus memahami
terlebih dahulu informasi yang masuk dan juga yang keluar dengan terstruktur.
Bab II
Pembahasan
Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Pendidikan
Lembaga
pendidikan di Indonesia merupakan organisasi yang memiliki orientasi ganda
yaitu organisasi yang berorientasi sosial dan orientasi bisnis. Dunia
pendidikan Indonesia harus secepatnya berbenah diri dalam meningkatkan sistem
informasi guna menunjang daya saing SDM yang dihasilkan oleh lembaga pendidikan
tersebut. Sistem informasi yang akan diciptakan harus seimbang antara
infrastruktur teknologi yang tersedia dengan kemampuan SDMnya sehingga tidak
terjadi ketimpangan yang sangat jauh, dan sistem informasi tidak dapat terwujud
secara signifikan dalam menunjang kuantitas maupun kualitas pendidikan secara
mendasar.
Pengertian Sistem Informasi Manajemen Pendidikan
Sitem adalah
seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam satu
lingkungan tertentu (Ludwig, 1997). Pengertian lain Sistem adalah
sekumpulan elemen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan (A.
Rapoport, 1997).
Informasi
yaitu sebuah pernyataan yang menjelaskan suatu peristiwa (suatu objek atau
konsep) sehingga manusia dapat membedakan sesuatu dengan yang lainnya (Samuel
Elion, 1992).
Manajemen
adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan antar
anggota organisasi dengan menggunakan seluruh sumber daya organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Stoner AF, 1998).
Menurut
kamus Besar Bahasa Indonesia (1989). Pendidikan adalah proses mengubah sikap
dan tata laku seseorang atau kelompok orang dalam usaha mendewasakan manusia
melalui upaya pengajaran dan pelatihan (proses, perbuatan dan cara mendidik).
Sistem
informasi manajemen pendidikan merupakan perpaduan antara sumber daya manusia
dan aplikasi teknologi informasi untuk memilih, menyimpan, mengolah, dan
mengambil kembali data dalam rangka mendukung proses pengambilan keputusan
bidang pendidikan. Pengertian lain sistem informasi manajemen pendidikan adalah
suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung
pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen (perencanaan, penggerakan,
pengorganisasian, dan pengendalian) dalam bidang pendidikan.
Struktur Sistem Informasi Berdasarkan Kegiatan Manajemen
Kegiatan
perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol
operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian
operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan
secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan
aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang
relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri
atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan.
Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang
melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu
keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil (Gordon,1999).
Informasi pengendalian
manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan sebagainya
untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan
keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan mengalokasikan
sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang
berkaiatan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan
yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau
arah tindakan yang mungkin.
Perencanaan strategi
mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai
tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun
sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang. Informasi
yang dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh,
walaupun tidak mempunyai ketelitian yang tinggi.
Struktur Sistem Informasi Berdasarkan Fungsi Organisasi
Setiap
informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi
yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh
sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik,
personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan
sebagai subsistem informasi untuk mendukung pengendalian operasional,
pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.
Struktur Sistem Informasi Manajemen Secara Konseptual Dan Fisik
Struktur sistem informasi manajemen (SIM)
dapat pula dipandang menurut konsep struktural yang memungkinkan pembahasan dan
perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.
- Struktur Konseptual. SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.
- Struktur Fisik. Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Padastruktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menyederhanakan kaitan (interface) dan mengurangi duplikasi masukan sehingga melewati batas fungsional. Struktur fisik juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk pengoperasian pengolahan yang menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa pemakain modul umum.
Terstruktur, Keputusan Terprogramkan
Ketika suatu
keputusan dapat diprogramkan, sebuah organisasi dapat menyiapkan aturan
keputusan atau prosedur keputusan. Ini dapat ditegaskan sebagai sekelompok
langkah-langkah yang mengikuti, sebuah flowchart, sebuah tabel keputusan atau
sebuah rumus. Prosedur keputusan juga akan merinci informasi yang dibutuhkan
sebelum aturan keputusan tersebut digunakan.
Karena terstruktur, keputusan terprogram
sebelumnya dapat ditetapkan, banyak dari keputusan ini dapat ditangani oleh
personalia tingkat bawah dengan sedikit pengetahuan spesial. Dalam faktanya,
banyak keputusan terstruktur dapat dilengkapi secara otomatis, walaupun manusia
mengulang secara umum dengan dipertimbangkan sekali. Contoh dari keputusan yang
sangat terstruktur adalah rumus memesan inventaris lagi dan aturan untuk kredit
sekalipun.
Syarat untuk
informasi untuk keputusan terstruktur adalah prosedur yang lebih jelas dan
tidak samar-samar untuk pemasukan input data yag ditetapkan, prosedur
pengesahan untuk/memastikan pembetulan dan input yang lengkap, memproses input
dengan menggunakan logika keputusan dan output dari keputusan terprogram dalam
suatu bentuk yang berguna untuk aksi. Suatu output yang berguna akan jelas
digunakan dan terdiri dari data untuk membantu penerima untuk menilai keputusan
yang layak.
Dalam banyak
kasus, tak mungkin mendefinisikan suatu prosedur keputusan atau aturan
keputusan untuk menangani semua situasi yang mungkin. Dalam kasus ini, aturan
keputusan ditulis untuk memakai paling banyak situasi u dengan beberdihubungi
pada manusia pembuat keputusan, biasanya satu dengan beberapa pengetahuan yang
spesial.
Tidak Terstruktur, Keputusan Tidak Terprogram
Keputusan
tidak terstruktur sebelumnya tidak bisa dipungkiri prosedur keputusan, salah
satu karena keputusan adalah juga jarang untuk membenarkan nilai organisasi
yang mempersiapkan suatu prosedur keputusan (sungguhpun mungkin sebagian
program) atau karena proses keputusan tidak dimengerti baik atau mengubah juga
untuk memberikan suatu prosedur keputusan yang tetap yang tidak bisa
dipungkiri. Syarat-syarat dukungan untuk membuat keputusan tidak terstruktur
dinilai pada data dan suatu variasi analisa dan prosedur. Syarat-syarat data
yang tak lengkap dikenal sebelumnya, maka pencarian data harus diikuti
sementara pencarian permohonan. Sistem dukungan keputusan yang interaktif
dukungan sistem informasi yang cocok untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur.
Struktur Sim Berdasarkan Kegiatan
Manajemen
SIM mendukung kegiatan manajemen. Ini berarti bahwa struktur dari suatu
sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk suatu hierarki dari
perencanaan manajemen dan aktifitas pengendalian.
Hierarki
Dari Kegiatan Manajemen
Kategori dari perencanaan dan pengendalian manajemen didefinisikan oleh
Anthony sebagai berikut :
 |
Tingkatan Catatan
Perencanaan Strategik Penetapan Tujuan
Organisatoris
Pendefinisian Sasaran, kebijakan dan Pedoman umum yang mengarahkan alur
untuk organisasi. Bidang jenis usaha.
Pengendalian manajemen perolehan sumber daya
Taktik perolehan, lokasi pabrik, produk baru, pemakaian anggaran, laporan,
perbedaan
Perencanaan
dan pengendalian pendayagunaan
fasilitas dan sumber daya yang ada untuk
menyelenggarakan kegiatan
Tiga tingkatan dari kegiatan manajemen dapat dibedakan
pada dasar dari horizon perencanaan untuk setiap tingkatan. Perencanaan strategi
memperlakukan dengan pertimbangan jangka panjang. Keputusan mengenai pilihan
dari bisnis langsung, strategi pemasaran, campuran produksi, dan sebagainya.
Pengendalian manajemen dan perencanaan taktis mempunyai suatu jangka menengah
horizon perencanaan yang termasuk perolehan dan organisasi dan sumber daya,
struktur kerja dan perolehan dan latihan dari perorangan. Ini mencerminkan
dalam modal anggaran belanja, tiga tahun perencanaan susunan kepegawaian, dan
sebagainya.
Perencanaan dan pengendalian operasional dihubungkan
pada keputusan jangka pendek untuk
operasi-operasi ini. Harga, tingkat produksi, tingkat inventaris dan
sebagainya merupakan suatu hasil dari kegiatan perencanaan dan pengendallian
operasional.
Suatu manajer khusus mempunyai tanggung jawab atas
suatu campuran dari kegiatan manajemen. Misalnya, suatu toko tingkat pengawas
akan mempergunakan sebagian terbesar waktunya pada perencanaan dan pengendalian
operasional. Suatu wakil presiden pelaksana akan menekuni dengan perbandingan
waktu yang lebih untuk strategik.
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat
adalah saling berhubungan. Contohnya, pengendalian inventaris pada
tingkatan operasional bergantung pada
proses yang tepat dari transaksi. Pada tingkat dari pengendalian manajemen,
pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekwensi memesan lagi
bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi, pada tingkat
strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang
dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya
untuk mencapai strategi inventaris.
Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri informasi
untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada ditengahnya. Tabel 2-1
menunjukkan perbedaan untuk tujuh macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini,
sistem informasi untuk perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem
informasi untuk pengendalian operasional.
TABEL 2-1 KEBUTUHAN INFORMASI MENURUT KATEGORI KEPUTUSAN
|
Ciri Informasi
|
Pengendalian Operasional
|
Pengendalian Manajemen
|
Perencanaan Strategik
|
|
sumber
|
Sebagian
besar
|
 |
ekstern
|
|
luasnya
|
Didefinisikan
dengan jelas, sempit
|
 |
Sangat
luas
|
|
Tingkat
agregasi
|
Sangat
terperinci
|
 |
agregat
|
|
Horison
waktu
|
historis
|
|
Masa depan
|
|
Keadaan
waktu
|
Sangat
baru
|
 |
Agak lama
|
|
Kecermatan
yang diminta
|
tinggi
|
|
Rendah
|
|
Frekwensi
pemakaian
|
Sangat
tinggi
|
 |
Tidak
sering
|
Variasi keputusan sebagian derajat struktur dalam
setiap tingkat dari kegiatan manajemen, walaupun dari mayoritas
keputusan-keputusan pada tingkat pengendalian operasional adalah struktur yang
relatif dan mayoritas dari keputusan-keputusan pada tingkat perencanaan
strategik adalah relatif yang tidak terstruktur. Tabel 2-2 menunjukkan contoh
dari keputusan terstruktur dan pada setiap tingkat manajemen. Tabel juga
menunjukkan bahwa sistem informasi untuk mendukung keputusan terstruktur versus
tidak terstruktur adalah perbedaan ciri. Sistem keputusan terstruktur memberika
aturan-aturan keputusan dan kecuali tetapi adalah yang tidak berubah-ubah
sebagai isi dan ukuran DSS.
TABEL 2-2 TIPE DARI KEPUTUSAN DENGAN KEGIATAN MANAJEMEN
|
Sistem
keputusan terstruktur
Sistem
dukungan keputusan
|
 Terstruktur
Tidak terstruktur
|
Pengendalian operasional
|
Pengendalian manajemen
|
Perencanaan strategik
|
|
Keputusan
memesan inventaris lagi Daftar produksi pilihan dari penjual keliling
Penyewaan dari pengawas baru
|
Harga dari
tawaran Pilihan dari macam-macam kredit Pembagian dari periklanan Organisasi
intern dari suatu departement
|
Perolehan
dari suatu perusahaan Tambahan dari macam-macam produksi baru Masuk ke dalam
pemasaran baru Organisasi baru dari perusahaan
|
Tiga bagian berikutnya meringkaskan ciri dari dukungan
sistem informasi untuk tiga tingkat dari hierarki perencanaan dan pengendalian
manajemen.
Sistem
Informasi Untuk Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar
kegiatan operasional dilaksankan secara efektif dan efisien. Pengendalian
operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan
lebih dulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan. Prosedur yang lazimnya
harus diikuti biasanya adalah cukup stabil. Putusan-putusan operasi dan
hasilnya, umumnya diselesaikan dalam waktu singkat. Transaksi individu sering
dilakukan, oleh karena itu sistem operasi harus dapat menanggapi transaksi
individual dan transaksi singkat.
Pendukung pemrosesan untuk kontrol opersai terdiri
dari (gambar 2-2)
1.
Proses
Transaksi
2.
Proses
Laporan
3.
Proses
Pemeriksaan
Proses Transaksi
transaksi output transaksi
Laporan
Kontrol
Proses Pemeriksaan
Gambar 2-2 Proses Pendukung Kontrol Operasi
Ada tiga tipe pemrosesan yang
terdiri dari berbagai pembuat keputusan rutin dimana peralatannya telah
spesifik dalam membentuk keputusan yang diambil, jika tidak pemakai bertanggung
jawab dalam menguasainya. Beberapa contoh yang menggambarkan tipe prosedur
keputusan yang dapat dibuat dalam sistem kontrol operasi :
·
Suatu
transaksi pencabutan kembali inventory menghasilkan suatu dokumen transaksi
·
Suatu
pemeriksaan terhadap file personil menjelaskan keperluan untuk suatu posisi
·
Suatu
perintah telepon penerimaan suatu perintah memulai online data memakai suatu
terminal display visual.
·
Peranan
keputusan yang telah diprogram dalam suatu prosedur pemrosesan laporan bisa
menghasilkan laporan khusus untuk memberikan informasi pada area permasalahan.
Database untuk pembuatan kontrol operasional dan
keputusan operasional, terutama terdiri dari data internal hasil dari
transaksi. Bagian data umumnya merupakan aliran. Pengawasan harus diambil dalam
mengartikan data menjadi rekaman dari operasi, karena hubungan pemrosesan
sering berarti; sebagai contoh, penambahan pada inventory diproses sebelum
penarikan perintah untuk menghindari keluarnya stock ketika stock baru
diterima.
Sistem Informasi Untuk Kontrol
Manajemen
Informasi kontrol manajemen diperlukan oleh manajer
departemen, pusat profit, dll, untuk mengukur pekerjaan, menentukan pada aksi
kontrol, merumuskan fungsi keputusan untuk digunakan oleh personel operasional
dan alokasi sumber, alasan bagi penyimpangan pekerjaan mungkin dimengerti, dan
pemecahan bisa diharapkan. Proses kontrol memerlukan tipe-tipe informasi
berikut:
1.
Pekerjaan
yang telah direncanakan
2.
Penyimpangan
dari pekerjaan yang telah direncanakan
3.
Sebab
penyimpangan
4.
Analisis
keputusan yang mungkin atau arah aksi
Database untuk kontrol manajemen terdiri dari dua
elemen utama
1.
Database
dari operasi, dan
2.
Rencana,
standar, anggaran, dll yang membatasi harapan manajemen mengenai pekerjaan,
juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya
(gambar 2-3)
Kepentingan proccesing dalam mendukung
aktivitas-aktivitas kontrol manajemen adalah sebagai berikut.
1.
Model
perencanaan dan anggaran untuk membantu manager dalam memecahkan masalah dalam
pengarahan, persiapan dan perbaikan rencana dan anggaran
2.
Program-program
laporan penyimpangan untuk memeproses laporan yang didaftar menunjukkan
pekerjaan dan penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan atau standar
lain seperti pekerjaan yang bersifat bersaing.
3.
Model-model
analisis masalah untuk menganalisis data dalam melengkapi input untuk pembuatan
keputusan.
4.
Model-model
keputusan untuk menganalisis suatu keadaan masalah dan memungkinkan pemecahan
dalam evaluasi manajemen.
5.
Model-model
pemeriksaan-pemeriksaan. Output dari sistem informasi kontrol manajemen
merupakan rencana-rencana dan anggaran-anggaran daftar laporan, laporan khusus,
analisa keadaan masalah, keputusan untuk
pemerikasaan dan tanggapan pemeriksaan.
Database |
|||
|
|||
 |
|||
|
Processing Program
 |
Gambar 2-3 database kontrol manajemen dan pendukung
processing
Sistem Informsasi Untuk Perencanaan Strategi
Tujuan perencanaan strategi adalah
untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai
tujuannya. Horoson waktu untuk perencanaan strategi cenderung menjadi lama,
oleh karena itu bantuan dalam organisasi bisa dibuat, sebagai contoh:
·
Suatu rantai
pertokoan dapat memutuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan
·
Suatu rantai
pertokoan dengan toko-toko dalam pusat kota bisa memutuskan untuk mengubah
menjadi suatu tipe potongan operasi di luar kota
·
Suatu produk
industri pabrik perseroan dapat memutuskan untuk mengubah menjadi garis
pemakai.
Aktivitas perencanaan strategi tidak harus terjadi
dalam suatu periode, lingkaran yang teratur seperti kegiatan kontrol manajemen.
Mereka bisa menjadi tidak teratur meskipun beberapa perencanaan strategi
umumnya untuk diproses, data disimpulkan dari satu macam sumber. Ada keperluan
untuk mempertimbangkan data eksternal. Beberapa contoh tipe-tipe data yang
berguna dalam perencanaan strategi untuk mengilustrasikan keperluan data alami.
1.
Pandangan
ekonomi dalam arah perseroan dan aktivitas daerah mendatang
2.
Arah dan
lingkungan mendatang
3.
Kemampuan
arah dan pekerjaan dari organisasi melalui pasar, desa, dll
4.
Harapan bagi
industri daerah lain
5.
Kemampuan
bersaing dan saham pasar mereka
6.
Kesempatan
bagi pertaruhan baru, didasarkan pada arah dan perkembangan yang diharapkan
7.
Alternatif
strategi
8.
Proyeksi
keperluan sumber untuk alternatif stategi
Bab III
(Penutup)
Dalam dunia Pendidikan, Struktur Sistem Informasi sangat dibutuhkan untuk
menunjang kegiatan Pendidikan tersebut, guna menciptakan efektif dan efisiannya
Pendidikan.
Pada Makalah kami ini, Struktur sistem Informasi yang kami kemukakan masih
bersifat umum. Maka dari itu, di sini kami meminta para pembacalah yang
Mengaplikasikan ke dalam ruang lingkup Pendidikan.
Demikianlah Makalah yang dapat kami sajikan, sesungguhnya kebenaran itu,
mutlak milik Allah SWT, kami hanya mencari kebenaran, namun tidak untuk
menciptakan kebenaran. Oleh karen itu, semoga apa yang kami sajikan ini, dapat
menambah khazanah keilmuan kita untuk menghadapi Dunia Pendidikan ke depannya.
Amiin....
Daftar Pustaka
http://blog.re.or.id/struktur-sistem-informasi-manajemen.htm
0 komentar:
Posting Komentar