Bab I
Pendahuluan
A. Latar
Belakang Masalah
Di zaman
yang serba teknologi ini, segala sesuatunya dikerjakan oleh teknologi.
Kehidupan manusia pun semakin beranjak semakin maju dengan teknologi saat ini.
seperti kata orang bijak : ketika kita dihadapan komputer yang sudah tersambung
dengan layanan internet saja, “dunia sudah di genggaman kita.
Dunia di genggaman kita dapat diinterprestasikan
sebagai pengertian, yaitu kita yang berada di Indonesia ini bisa mengetahui
kabar terbaru yang ada di seluruh dunia. Begitu besarnyalah manfaat yang kita
dapat dari teknologi. Namun, banyak juga yang tahu akan tetapi menyelewengkan
manfaatnya.
Teknologi selain berperan dalam kehidupan
manusia atau lebih spesifiknya, teknologi juga sangat berperan dalam sistem
perencanaan kerja dan hal itulah yang menjadi pokok pembahasan yang akan kami
paparkan dalam makalah ini.
Dalam sistem perencanaan kerja, banyak hal yang
menginterfrensi input, proses, seta output kerja tersebut. namun, dalam hal ini
kita akan mengangkat teknologi sebagai prioritas utama sebagai hal atau
aspek terpenting dalam dunia perkantoran
khususnya.
B. Rumusan
Masalah
Setelah pemaparan latar belakang di atas, maka
dapat kita tarik sebuah permasalahan, yang akan dibahas dalam makalah ini,
yaitu:
1.
Bagaimanakah
Peran Internet dalam membantu sistem perencanaan kerja di kantor Jurusan
Manajemen Pendidikan Islam Fakultas Tarbiyah IAIN-SU?
2.
Tekhnologi
Apa sajakah yang sudah digunakan oleh Kantor Jurusan Manajemen Pendidikan Islam
Fakultas Tarbiyah IAIN-SU?
Bab II
Analisis
Dalam dunia perkantoran, khususnya kantor
jurusan kita yaitu Manajemen Pendidikan Islam, kita sering mendengar istilah
sistem dan perencanaan kerja. Sistem perencanaan kerja menurut kami hakikatnya
adalah hal yang saling berkaitan dalam aspek Pemulaian kerja.
Jadi, peran teknologi dalam sistem perencanaan
kerja merupakan alat yang digunakan dalam mensukseskan perencanaan kerja.
Sebelum zaman modern ini, teknologi yang digunakan dalam bekerja atau sistem
perencanaan kerja masih bersifat manual. Di antaranya ada seperti mesin Tik lah
yang menjadi aspek penting yang sering kita lihat ketika kita memasuki ranah
perkantoran.
Namun, seiring perkembangan zaman saat ini,
teknologi pun semakin berkembang pula, khususnya teknologi untuk membantu
sistem perencanaan kerja di antaranya ada seperti:
۞ Komputer
۞ Internet
۞ Infokus/proyektor
Dengan berkembangnya teknologi ini, pastinya
berkembang pulalah sistem perencanaan kerja kita dari segala aspek. Namun masih
ada juga faktor yang menghambat peran teknologi ini yaitu :
1.
Masih
banyaknya SDM yang tidak mengetahui pengoperasian teknologi
2.
Masih
adanya SDM yang menyelewengkan penggunaan teknologi tersebut seperti bermain
game
3.
Masih
adanya kantor yang belum memiliki teknologi tersebut.
Lantas bagaimana dengan perkembangan tekhnologi
yang ada pada kantor jurusan kita? Apakah sudah memadai? Atau masih banyak
kekurangannya?. Untuk menjawab pertanyaan ini semua, kami akan paparkan dalam
makalah kami ini.
Dalam perkembangannya, peran internet di dalam
kawasan IAIN-SU sudah sangat memadai. Akan tetapi, tidak semua masyarakat yang
berada dalam kawasan IAIN-SU dapat menikmatinya. Hal ini dikarenakan syarat dan
ketentuan yang berlaku.
Kembali kepada kantor jurusan kita, yang sangat
kita banggakan dengan segala fasilitas yang cukup memadai, terlihat lah bahwa
dalam waktu dekat ini jurusan Manajemen Pendidikan Islam baru saja di
akreditasi dengan nilai “C” dengan bobot angka 297.
Bapak Amiruddin Siahaan selaku ketua jurusan
Manajemen Pendidikan Islam, telah memberikan informasi kepada kita selaku
mahasiswa yang berada dalam jurusan MPI, bahwa masih banyak kekurangan kita,
hingga kita tidak mendapatkan nilai “B atau A”. Di antaranya seperti:
1.
Kurang
memadainya Fasilitas yang menunjang proses kerja di kantor jurusan dan dalam
proses belajar mengajar.
2.
Tidak
adanya perpustakaan yang khusus untuk jurusan MPI.
3.
Alumni
dari jurusan MPI yang sebelum diakreditasi belum terlihat memasuki ranah Lembaga
pendidikan.
Jika tinjau dari kegiatan keseharian yang ada
pada kantor jurusan kita, maka dapat kita lihat bahwa komputer yang ada di
ruangan kantor jurusan kita hanya satu. Akan tetapi, dapat kita akui juga bahwa
setiap Dosem MPI yang berada di kantor jurusan MPI, sudah memiliki Laptop.
Setelah kami tinjau kembali, kinerja yang
dilakukan oleh pejabat yang diberikan amanah oleh birokrat MPI yang sering
disebut Himpunan Mahasiswa Jurusan MPI, masih menjalankan satu kegiatan saja.
Hal tersebut pun menurut informasinya dikomando oleh seorang mahasiswa yang
tidak berkecimpung di HMJ MPI.
Sungguh ironis sekali kita menyaksikan kejadian
ini. namun apa daya tangan tak sampai untuk menjamah ke sana, karena kami
(Pemakalah) tidak memiliki otorisasi dalam hal tersebut.
Hal yang kami paparkan dan kami ungkapkan dalam
analisis kami ini, adalah realita yang di alami pada saat ini. oleh karena itu,
kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan informasi yang kami paparkan. Untuk
melengkapi analisis kami ini, pada bab berikutnya akan kami paparkan pula
kajian teoritisnya.
Bab III
Pembahasan
A. Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi
dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan
computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation
memiliki dua makna yaitu:
۞
The
use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan
peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga)
۞
The
automatic control of the manufacture of a product through its successive stages
(kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis).
Mechanization
yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to
(menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize
mengandung makna:
1.
Equip
with a computer, install a computer in (menggunakan komputer)
2.
Store,
perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan
dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).
Uraian
definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi yaitu proses
penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis.
Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia, yang
tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub
bab yang akan datang.
Otomatisasi
sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini
mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih
khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas
berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan
relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.
Perkantoran,
sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latar belakang, merupakan kegiatan
yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan,
penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas
perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan
pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir,
dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan perjanjian,
pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi;
dokumentasi; dan sebagainya.
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan
kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis
dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000)
menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan
berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk
keperluan perkantoran.
Otomatisasi
perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis
(electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi
perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses
berbasis elektronis dengan memnfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN). Istilah
ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur negara
nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup
intranet di lingkungan instansi pemerintah.
Otomatisasi
perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi
merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari
teknologi manual kepada teknologi otomatis. Pakpahan (2006) menjelaskan teknologi
perkantoran sebagai berikut:
“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun,
mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara
efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal
tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara
menggunkannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui
ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara
pemeliharaannya”.
Paparan di
atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan
dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya,
bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan,
penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan
keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada
metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer.
Sedikit
mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup
penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:
Dilihat dari
tenaga penggeraknya, yaitu:
1.
Mesin
manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
2.
Mesin
listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau
baterai.
Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:
Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:
3.
Mesin
mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam
operasinya.
4.
Mesin
elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa
kabel-kabel.
Dilihat dari
fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:
۞
Mesin-mesin
untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
1.
Mesin
tulis
2.
Mesin
dikte
3.
Mesin
penomor
4.
Asahan
pensil
۞
Mesin-mesin
untuk menghimpun bahan keterangan;
1.
Pembuka
surat
2.
Mesin
penjilid
3.
Hechtmachine
4.
Pemotong
kertas
5.
Pencatat
uang kas
۞
Mesin-mesin
untuk mengolah bahan keterangan;
- Mesin jumlah
- Mesin hitung
- Komputer
۞
Mesin-mesin
untuk memperbanyak bahan keterangan;
1.
Mesin
stensil
2.
Mesin
stencil spirtus
3.
Mesin
fotocopi
4.
Mesin
perekam sheet
5.
Berbagai
mesin cetak
۞
Mesin-mesin
untuk mengirmkan bahan keterangan;
1.
Telepon
dan interphone
2.
Teleprinter
3.
Facsimile
۞
Mesin-mesin
untuk menyimpan bahan keterangan;
1.
Mikrofilm
2.
Penghancur
kertas
3.
Pelubang
kertas/kartu
Otomatisasi
penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan
perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi
yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan
akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi
keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta
meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak
aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.
B. Manfaat Internet Dalam Dunia Perkantoran
Dalam dunia
kerja, internet memiliki banyak sekali manfaat dalam mendukung kegiatan proses
bisnis untuk mencapai tujuan perusahaan. Perusahaan yang menolak untuk
menggunakan teknologi internet akan terlihat ketinggalan jaman serta menolak
untuk melakukan efisiensi. Dengan internet, semua akan terasa lebih mudah, di
samping juga ada resiko-resikonya. Selama pimpinan kantor bisa melakukan
kontrol penggunaan internet, maka masalah-masalah yang ada akan bisa
dikendalikan.
Berikut ini
adalah beberapa Keuntungan / Fungsi / Manfaat Internet Bagi Dunia Kerja (Dunia
Bisnis) :
1.
Memudahkan
Telekomunikasi Dengan Biaya Yang Lebih Murah
2.
Mudah
Melakukan Pemasaran dan Publikasi
3.
Bisa
Menjual Barang Secara Online
4.
Bisa
Menjalankan Sistem Aplikasi Terintegrasi Dari Banyak Tempat
5.
Mudah
Menyebarkan Pemberitahuan Ke Banyak Pegawai
6.
Bisa
Mencari Pegawai / Karyawan Baru Lewat Internet
7.
Mudah
Berhubungan Dagang Dengan Banyak Klien Di Luar Negeri
8.
Memudahkan
Manajemen Untuk Membaca Informasi Dari Satu Sumber
9.
Dapat
Berinteraksi Langsung Dengan Konsumen Akhir Beserta Agen / Distributor
10. Karyawan Memiliki Fasilitas Hiburan Tambahan
Saat Senggang
Tidak ada
salahnya mencoba untuk mengadopsi internet dalam perusahaan atau usaha yang
kita miliki. Tinggal bagaimana kita menyesuaikan pemakaiannya dengan kondisi
yang ada. Jika belum paham sebaiknya tanyakan kepada yang paham lalu
dipraktekkan. Semoga informasi ini berguna bagi kita semua.
Bab IV
Penutup
A.
Simpulan
1.
Secara
harfiah,
Internet (kependekan dari interconnected-networking)
ialah sistem global dari seluruh jaringan komputer yang saling terhubung
menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran
pengguna di seluruh dunia. Manakala Internet (huruf 'I' besar) ialah sistem
komputer umum, yang berhubung secara global dan menggunakan TCP/IP sebagai protokol
pertukaran paket (packet switching communication protocol). Rangkaian
internet yang terbesar dinamakan Internet.
Cara menghubungkan rangkaian dengan kaedah ini dinamakan internetworking.
2.
Otomatisasi
perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak
menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan
peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era
otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi
informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
B.
Saran
Sarana tekhnologi untuk dunia perkantoran, memang sudah seharusnyalah
dilengkapi. Dengan dilengkapinya sarana tekhnologi dalam dunia perkantoran
tersebut, maka semakin efektif dan efesienlah proses pekerjaa dalam perkantoran
tersebut.
Daftar Pustaka
AND Complex for Windows.
(1993). Concise Oxford Dictionary. Rotterdam, Netherlands.
Antarina, A. (2004). Penerapan Teknologi Informasi di Indonesia dalam Memperoleh Keunggulan Bersaing.
Antarina, A. (2004). Penerapan Teknologi Informasi di Indonesia dalam Memperoleh Keunggulan Bersaing.
Lernout & Hauspie Speech
Products N.V. (1993). Portions of International CorrectSpell™ spelling
correction system. Thesaurus on Microsoft Office 2007 .
Masbukhin. (2003). Pengantar
SAP.PHP. Diambil kembali dari ilmukomputer.com.
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara. (2003, Januari 23). Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah. Kepmen Nomor 13/KEP/M.PAN/2003 . Jakarta.
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara. (2003, Januari 23). Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah. Kepmen Nomor 13/KEP/M.PAN/2003 . Jakarta.
Zain, S. (2004). Penerapan
Teknologi Informasi di Indonesia dalam Memperoleh Keunggulan Bersaing.
