Bab I
Pendahuluan
A.
Latar
Belakang Masalah
Dalam
kegiatan Perkantoran, banyak hal yang perlu diperhatikan untuk menciptakan
keefektivan serta keefisienan di dalamnya. Oleh karena itu, dalam makalah ini,
saya akan coba membahas salah satu hal terpenting dalam dunia perkantoran,
yaitu Arti dan Pentingnya Manajemen Perkantoran.
Atmosudirdjo
menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf
personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Dari pendapat
tersebut maka Kantor dapat diartikan secara etimologis maupun secara
praktis.
Manusia
di dalam kehidupannya harus melakukan menajemen, artinya pasti memerlukan orang
lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal
ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari
hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam
kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan
masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin
dan bawahan/karyawan.
Kerja
sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan
sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu
keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan
dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.
B.
Rumusan
Masalah
Dalam
melaksanakan kegiatan dalam perkantoran, banyak hal yang menjadi kendala
ataupun masalah. Maka dari itu, di sini saya mencoba untuk merumuskan satu
masalah, yaitu:
“Apa sajakah hal- hal yang menjedi aspek atau konsep dasar dalam
mendalami Ilmu Manajemen Perkantoran?”
Bab II
Analisis
Dalam Manajemen
Perkantoran, banyak aspek- aspek dasar yang harus kita pahami untuk melengkapi
kemampuan kita ketika kita ingin berkecimpung dalam dunia perkantoran. Karena,
banyaknya SDM yang hanya bermodalkan kemauan saja ingin berkecimpung di dalam
dunia perkantoran, membuat banyaknya kantor yang tidak menghasilkan output yang
memuaskan.
Perkantoran atau
kantor merupakan sebuah kata yang tak asing lagi ketika kita ucapkan atau kita
dengar. Namun banyak sekali interpretasi- interpretasi yang salah terhadap kata
ini. salah satunya, tak sedikit orang mengatakan bahwa kantor adalah tempat
yang di mana kita berada di dalamnya terasa nyaman karena AC dan dengan
ditemaninya kursi empuk. Sungguh sangat radikal sekali bukan?
Oleh karena itu,
dalam makalah ini saya akan memaparkan lebih lanjut hal- hal yang mengenai
aspek atau kosep dasar dalam manajemen perkantoran agar dapat nanti kiranya
kita implikasikan ke dalam kehidupan sehari- hari kita, ketika kita sudah
berkecimpung di dalamnya.
Sebuah paradigma
akan berubah, apabila kita mau merubahnya. Begitu juga dengan Ilmu yang akan
kita dalami dan kita tekuni, akan membuat kita berubah dalam menjalani hidup
ini, jikalau kita tidak menyia-nyiakan ilmu yang kita dalami atau kita tekuni
tersebut. karena Allah juga berfirman: “Sesungguhnya
Allah tidak akan merubah nasib suatu kaum, hingga kaum tersebut mau untuk
merubahnya”.
Oleh karena itu
menurut hemat saya, Sebuah Kantor akan lebih efektif dan efesien ketika orang-
orang yang berada dalam kantor tersebut memiliki ilmu yang memang benar
berkenaan dengan Ilmu Manajemen
Perkantoran.
Bab III
Pembahasan
A. Arti
Manajemen Perkantoran
Sebelum membahasa manajemen kantor
ada baiknya mengetahui pengertian kantor. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor
/‘the office”. It is any room where clerical work is normally carried on,
whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya pekerjaan kantor
dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu). Sedangkan
Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas
tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Dari
pendapat tersebut maka Kantor dapat diartikan secara etimologis maupun secara
praktis.
Secara etimoligis kantor berasal
dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan
pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office”
memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang
tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang
melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai
keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat
pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat,
melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang
kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan
pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi.
Sedangkan manajemen kantor didefinisikan
dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang
diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya:
1.
Office management is
the directing and controlling of an office in order to achieve its specified
purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan
pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang
sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973)
2.
Office management can
thus be defined as the organization of an office to achieve a specified purpose
and to make the best use of the personal by uing the most appropriate machines
and equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable
envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu
kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai
dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang
paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan
yang sesuai (J.C. Denyer, 1973)
3.
Office management can
be defined as the planning, controlling, organizing of fice work and actuating
those performing it so as to achieve the determined objectives “Manajemen
kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian
pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor
tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu”
(GR Terry, 1974).
4.
The term office
management will be used in such a broad sense in this book; it will be
considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever
performed. “Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas
demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen
daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.” (Littlefield
dan Peterson, )
5.
Manajemen Perkantoran
berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran (Edwin
Robinson. 1953).
6.
Manajemen kantor adalah
seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan
lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990).
Inti yang dapat
diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi
manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasin, penggerakan dan
pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana tujuan
kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan,
yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat. Oleh karena itu akan
sangat aneh bila kita mendatangi sebuah kantor, ketika ditanya dimana kami bisa
memperoleh informasi ini? Dengan santai sang petugas menjawab “tidak tahu ya”.
Petugas yang demikian tentunya dapat kita kategorikan pada orang yang tidak
memahami fungsi dari kantor.
Dari uraian di atas dapat
disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk
mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil
akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.
Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat
mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan
tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.
B. Segi-Segi Manajemen Perkantoran
1.
Segi Tujuannya. Dalam pembentukan
sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.
2.
Segi Pengorganisasian. Penyusunan
tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan ®
pegawai ® staf ® manajer
3.
Segi Kepegawaian. Yang berhubungan
dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan
pemberhentian tenaga kerja.
4.
Segi Metode / prosedur. Suatu sistem
urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut
dilaksanakan.
5.
Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan. Mesin-mesin
dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor
untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan.
6.
Segi Lingkungan. Lingkungan gedung
kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.
Tugas seorang manajer kantor adalah
mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan
kepada para bawahannya.
C. Tugas-Tugas Pokok Manajer
1.
Memberi instruksi untuk melaksanakan
pekerjaan.
2.
Mengawasi pegawai-pegawai dalam
melaksanakan tugasnya
3.
Melatih pegawai-pegawai untuk
melaksanakan tugasnya.
4.
Mengembangkan metode-metode baru
untuk melaksanakan pekerjaan.
D. Tugas Manajer Kantor Dalam
Hubungannya Dengan Bawahan.
1.
Mendamaikan perselisihan-perselisihan
bawahan / perorangan .
2.
Memelihara disiplin, memberi ujian
atau memberi celaan jika perlu.
3.
Memelihara hubungan antar manusia
yang baik dengan bawahan.
4.
Jika perlu memberi hutang.
E. Tugas Manajer Kantor Dalam
Hubungannya Dengan Atasan
1.
Menerima tanggung jawab atas pekerjaan
kantor dengan para atasan
2.
Bekerja sama dengan pengawas-pengawas
lainnya
3.
Mengijinkan dan menolak permintaan
para pegawai.
4.
Melaksanakan
kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.
F. Lingkungan Kantor
Lingkungan kantor terdiri dari
gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor, dan kondisi-kondisi
fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan.
Kondisi-kondisi fisik disini
maksudnya adalah kondisi diluar gedung mis : puskesmas, kantin dan lain
sebagainya.
G. Syarat-Syarat Pendirian Kantor
1.
Letak : Dekat dengan pengangkutan,
fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen.
2.
Kepatutan : Ukuran luas atau
besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas.
3.
Pertimbangan-pertimbangan tentang
biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.
4.
Faktor-faktor fisik : Eskalator,
lif, alat pemanas, dan penerangan.
H. Keuntungan-Keuntungan Perusahaan
Jika Didirikan Sesuai Dengan Syarat.
1.
Biaya biaya gedung yang lebih murah.
2.
Udara yang lebih bersih dan biaya
pemeliharaan yang lebih murah.
3.
Fasilitas-fasilitas pengangkutan
yang lebih baik.
4.
Ruang dapat diperluas.
I.
Kantor Yang
Bersifat Terbuka
Terbuka disini maksudnya suatu
ruangan yang terbesar dimana beberapa seksi saling kerjasama sehingga bisa
saling mengikat.
J.
Keuntungan
Kantor Bersifat Terbuka
1.
Pengawasan yang bisa dipantau dalam
satu ruang.
2.
Penghematan dalam luas pantai
3.
Penempatan dan pengguruan
mesin-pmesin dan perlengkapan yang baik.
4.
Penghematan dalam penerangan.
K. Kerugian Kantor Terbuka
1.
Suasana yang ada tidak berhubungan
dengan orang perorangan.
2.
Suasana gaduh ( berisik)
3.
Mendorong kondisi-konsdisi yang
ramai
4.
Bingung karena teman-teman atau
tamu-tamu
L. Perabot-Perabot Kantor
Di dalam membeli perabot-perabot
kantor harus diperhitungkan faktor-faktor berikut :
1.
Harus menghemat ruang lantai
2.
Harus fungsionir dengan pekerjaan
yang dilakukan
3.
Tidak begitu berat agar mudah
dipindah-pindahkan
4.
Perabot itu sebaiknya berupa
logam-logam agar terhindar dari bahaya-bahaya kebakaran.
M. Prosedur-Prosedur Pekerjaan
Perkantoran.
Prosedur perkantoran adalah
sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah
pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan
dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan
siapa yang melakukannya. Pentinganya sistem perkantoran karena :
1.
Membuat pekerjaan kantor menjadi
lebih lancar
2.
memberikan pengawasan yang lebih
baik melalui pengarahan.
3.
Membuat koordinasi yang lebih baik
diantara bagian-bagian yang berbeda.
4.
Dalam melaksanakan pekerjaan dengan
formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat
penting
N. Prinsip-Prinsip Pada Sistem
Perkantoran
1.
Sistem-sistem perkantoran hendaknya
sederhana sehingga mempermudah pengawasan.
2.
Spesialisasi hendaknya dipergunakan
sebaik-baiknya.
3.
Mencegah kekembaran pekerjaan terutama
pada formulir-formulir.
4.
Sistem-sistem hendaknya flekdsibel
dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5.
Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6.
Penggunaan mesin-mesin perkantoran
yang sebaik-baiknya.
7.
Pekerjaan tata usaha harus
diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.
Bab IV
Penutup
A. Simpulan
Banyak hal yang saya
ungkapkan dalam makalah kecil saya ini, namun saya coba untuk menyimpulkan
beberapa hal, seperti:
1.
J.C. Denyer (1973)
mengartikan kantor /‘the office”. It is any room where clerical work is
normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya
pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat
itu).
2.
Office management is
the directing and controlling of an office in order to achieve its specified
purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan
pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang
sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973)
B. Saran
Dengan adanya makalah saya
ini semoga ilmu tentang Perkantoran kita semakin bertambah baik untuk ke
depannya, dan kesemuanya itu takkan terjadi tanpa adanya kesadaran dari diri
kita sendiri dan seringnya memuhasabah diri seiring berjalannya waktu, untuk
membenahi Perkantoran yang mengalami kehancuran, kefakuman serta masalah
lainnya.
Daftar Pustaka
0 komentar:
Posting Komentar